Le workshop, tout ce qu’il faut savoir !
Aujourd’hui, les workshops (ateliers collaboratifs en bon français) sont de plus en plus populaires que ce soit dans les grandes écoles mais aussi dans les organisations afin de résoudre des problématiques toujours plus complexes nécessitant un collectif pour réfléchir dessus.
Ainsi, cet article va vous expliquer tout ce qu’il faut savoir sur cette méthode de travail et les meilleurs conseils.
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Qu’est-ce qu’un workshop ?
Un workshop est un atelier collaboratif avec l’objectif de répondre collectivement à une problématique définie en amont afin que chacun puisse préparer des éléments de réponse avant le workshop. Les sujets d’un workshop peuvent être divers et variés comme la refonte de missions, un changement d’organisation ou bien un problème précis dans un service.
L’objectif est d’aboutir à des réponses communes afin de régler la problématique pour progresser grâce à la présence d’un animateur, dont les buts sont de faire participer l’ensemble des participants et créer une atmosphère propice au travail en équipe.
Pourquoi faire un workshop ?
Faire un workshop permet d’inclure l’ensemble des parties prenantes au sein d’un service dans une entreprise ou bien en école avec la présence conjointe de professionnels, de professeurs et d’étudiants. L’objectif est de co-construire une réponse à une situation complexe avec dynamique d’échange, de partage dans une atmosphère positive.
Un workshop développe des compétences comme l’écoute, l’esprit de synthèse et le travail en équipe, la créativité et l’aisance à l’oral pour l’ensemble des participants. Il est important de noter que les avantages d’un workshop se mesurent aux objectifs fixés en amont et aux attentes de ceux qui y participent.
Quelles sont les étapes de préparation d’un workshop ?
Un workshop réussi est un workshop bien préparé avec des objectifs, un format, une communication, un cadre, des participants et des attentes définis précisément en amont.
Tout d’abord, il faut déterminer les participants souhaités pour le workshop et à qui celui-ci s’adresse afin d’identifier précisément les enjeux et les besoins des futurs participants. Ensuite, la personne qui organise le workshop doit définir une problématique et expliquer les raisons de cet événement. Puis, il est indispensable de définir les objectifs du workshop avec des indicateurs de performance (taux de satisfaction, taux de présence etc)
Après, se pose la question de la date et du format afin que tous les participants puissent participer selon leurs contraintes d’agendas personnels. En effet, un atelier collaboratif comporte trois formats possibles :
- Un format court d’une heure : Un atelier collaboratif avec cette durée aura pour objectif un simple tour de table pour évoquer une problématique afin de recueillir des opinions.
- Un format moyen d’une demi-journée : Cette durée de temps permet d’aborder le partage de savoir-faire.
- Un format long d’une journée : Ce format permet vraiment d’avoir des échanges approfondis sur des sujets structurants pour une entreprise.
Organiser un workshop nécessite de définir un budget adapté en amont, ce qui orientera les activités prévues durant ce moment mais aussi un lieu propice aux échanges et au partage. Le choix pour l’animateur du workshop est déterminant car c’est lui qui va donner le tempo (planning d’activités dans le workshop, moments d’introduction et de conclusion) et être le déclencheur d’échanges et de solutions intéressants.
Enfin, l’avant-évènement avec la communication autour du workshop doit être percutante et efficace grâce une campagne de mail et/ou une newsletter en cas de workshop ouvert à des personnes extérieures sans oublier les réseaux sociaux comme Linkedln par exemple.
Le bonus : Un workshop peut aussi s’organiser à distance grâce aux outils de travail collaboratifs numériques (Teams, Zoom, Skype, Meet). Le rôle de l’animateur sera encore plus déterminant car il devra maintenir les participants actifs et concentrés derrière leur écran avec des quiz, des vidéos etc.
Comment se déroule un workshop ?
Chaque participant donne son avis et rebondi sur les idées émises dans un cadre donné et les rapports de hiérarchie s’estompent durant les ateliers collaboratifs. Dans un premier temps, l’animateur présente les objectifs du workshop et la problématique donnée puis il énonce une question pour briser la glace entre tous les participants afin de les mettre à l’aide.
Ensuite, il y a différents moments d’échange sur chaque aspect identifié par les participants sur la problématique donnée afin de faire émerger un consensus et des solutions pour la résoudre grâce à une réflexion collective mais aussi individuelle.
C’est aussi l’occasion de partager le moment sur les réseaux sociaux professionnels (Linkedln, Instagram) de l’organisation dans une optique de marque employeur afin de montrer une belle image de celle-ci.
Pour conclure, un workshop permet d’apporter des éléments de réponse à une problématique complexe grâce à une réflexion collective menée par des participants choisis en amont et qui ont réfléchi sur les idées. L’ensemble des parties prenantes d’une équipe ou d’un groupe est représenté.
Mais, cela ne peut se faire qu’à la condition de bien gérer l’après-workshop avec une synthèse envoyé à chaque participant de ce qui a été dit, des désaccords et des opinions sur l’événement pour les participants afin d’améliorer les futurs workshops.
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