Les 4 phases du Project Management

Lorsque vous travaillez sur un projet, il est important de comprendre le cycle de vie de la gestion de projet qui comporte plusieurs phases toutes plus indispensables les unes que les autres dans le but que votre projet soit structuré de A à Z afin d’atteindre ses objectifs.

Ainsi, le Project Management (Gestion de projet) se décompose en 4 étapes :

• le lancement
• la planification
• l’exécution
• la clôture

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Le lancement

Le lancement est absolument fondamental car celui-ci permet de poser les fondations pour la réussite de votre projet. Ainsi, il est nécessaire de créer une charte de projet avec plusieurs éléments à inscrire que sont :

• la définition et l’objectif du projet
• le problème à résoudre et/ou l’opportunité à saisir
• l’étude d’opportunité (analyse coût/avantage de faire ce projet)
• l’analyse de sa potentielle rentabilité
• l’identification de l’ensemble des parties prenantes
• l’obtention de l’accord de ses supérieurs hiérarchiques
• les tâches à réaliser

Ces éléments permettent ensuite de prendre une décision afin de lancer le projet ou non.

La planification

Après l’approbation du projet, il est temps d’entrer dans la planification du projet qui consiste à décomposer le projet en différentes petites tâches (avec des dates limites et des petits objectifs afin d’avoir un fort taux de réussite) avec la constitution d’une équipe et du planning de réalisation des tâches sans oublier d’anticiper certains obstacles.

La planification de projet se fait aussi au niveau financier avec l’estimation d’un budget et la création d’un plan financier où les coûts seront estimés afin d’avoir le montant précis des dépenses du projet dans le but d’obtenir le plus grand retour sur investissement (ROI)

Par ailleurs, tenir une réunion de lancement est nécessaire car elle permet d’intégrer son équipe et de présenter le projet et les responsabilités de chacun sans oublier de définir les moyens de communication et le logiciel utilisé pour le projet en question. Un temps doit aussi être consacré pour répondre aux différentes attentes, questions et interrogations des membres de l’équipe.

Enfin, l’ensemble de ces aspects sont notés dans le plan projet :

• la liste des principales phases
• les tâches à effectuer
• les livrables attendus
• les interdépendances entre les différentes tâches
• le plan de communication pour le projet
• la gestion des obstacles et risques
• le plan qualité
• la date finale de rendu du projet

L’exécution

La phase d’exécution de projet consiste à réaliser l’ensemble des tâches et livrables attendus pour que le projet soit une réussite. Ainsi, le chef de projet veillera à ce que tout se déroule comme prévu au niveau des tâches. Il devra aussi informer l’ensemble des parties prenantes de l’avancée du projet et contrôler la qualité du travail tout en gérant le budget notamment au niveau des dépenses.

Par ailleurs, le groupe projet par des ateliers de travail et des séances créatives analyse la valeur du projet et trouve des solutions pour atteindre les objectifs définis en amont.  Aussi, le chef de projet devra donner accès au plan de projet et aux différentes ressources nécessaires à son équipe afin qu’elle puisse travailler le plus rapidement possible. Enfin, des réunions intermédiaires entre le chef de projet et son équipe permettent de suivre l’avancée du projet et les problèmes en temps réel afin d’y répondre au mieux.

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La clôture

Quand l’équipe a terminé son travail sur le projet, celui-ci n’est pas terminé en lui-même. En effet, il y a la phase de clôture où les résultats finaux sont fournis aux interlocuteurs nécessaires.

Le chef de projet doit ensuite faire différentes tâches sur le projet que voici ci-dessous :

• l’analyse de la performance du projet : c’est le fait de savoir si les objectifs ont été atteints
• l’étude des performances de l’équipe : c’est l’évaluation de la rapidité et de la qualité du travail des salariés impliqués dans le projet
• la comptabilité du budget utilisé et non utilisé

Mais surtout, une réunion de clôture avec les acteurs impliqués dans le projet doit être faite afin de discuter sur les points forts, les points faibles et les leçons à garder de cette expérience.

Le Project Management comporte quatre principales phases que sont :

• le lancement
• la planification
• l’exécution
• la clôture

Si vous respectez ces 4 phases dans l’ordre de manière structurée, l’ensemble de vos projets devraient bien se passer même si comme dirait Nietzsche : « Rien n’est certain ».

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