Comment bien rédiger un mail professionnel ?

Lorsqu’on envoie un mail à une personne proche on peut être aussi “chill” qu’on le souhaite. Réussir à envoyer un email à un étranger est une autre affaire et pourtant c’est une étape indispensable, comme par exemple dans la recherche de stage ( pour en savoir plus :  les 5 conseils pour gérer sa recherche de stage).

Il s’agit d’abord de savoir s’adapter à celui à qui l’on écrit. Bien que la tendance soit à l’allègement des formules de politesse, dans certains pays les emails sont structurés avec des codes de manière très formelle. Entre mail formels et mail textos, comment s’y retrouver ?

Parfois aller directement au but dans un mail peut être mal interprété, les “friendly paragraphs” semblent alors de mise quelque soit le correspondant. Demander des nouvelles de la famille de notre interlocuteur peut parfois être considéré comme une perte de temps, mais cela varie selon les cultures. Il est dès lors important de se renseigner sur la culture de celui à qui l’on écrit avant de commencer la rédaction du mail. 

Les mails en Allemagne par exemple sont généralement très formels, sans message personnel. Alors qu’en Amérique du Sud on espère d’eux qu’ils contiennent des petits messages personnels. Aux Etats Unis, les mails sont un moyen de communication rapide, et non une manière de construire une relation, ils peuvent à tord parfois, paraitre froids.

L’important est de penser un mail comme l’ouverture d’une meilleure forme de communication, il est le point de départ d’une relation. C’est très facile de mal interpréter un mail, donc dès que vous en avez l’occasion switchez sur une autre forme de communication, comme le video-chat, les textos …

Quelques règles en or : 

1. Les times zones 

Les heures de sommeil et les heures de travail peuvent être complètement opposées, donc un mail envoyé aujourd’hui depuis l’Europe ne sera pas lu avant demain en Australie par exemple. 

2. L’objet du mail 

L’objet du mail que vous envoyez est la première chose que votre correspondant va lire ; c’est sur cette base qu’il va prendre la décision de lire ou non votre mail. En outre les informations de la zone objet aident à trouver et trier les mails. 

Voici quelques bons exemples : 

• “réunion : début de projet 02.02.22 , 10h-12h”
• “Résumé de l’entretien du 23 février.”

Et voici quelques erreurs à éviter 

• “Urgent !!!” (Précisez l’urgence)
• “Demande” (Précisez la demande) 
• Objet de plus de 5-6 mots.

3. Commencez votre mail avec une formule de politesse

“Madame, Monsieur” lorsque l’on ne sait pas à qui on s’adresse est le plus simple et le plus efficace. 

4. Dire merci 

Si une personne a répondu à votre mail, remerciez la de sa réponse. C’est important de commencer un mail par une note portative, cela crée une bonne première impression. 

5. Le dilemme américain

En Amérique du Nord, les américains n’ont pas de règle particulière quant à la rédaction mais ils ont tendance à envoyer et recevoir des mails rapidement, ils attendront donc la même chose de vous. 

6. Écrire simplement

Si vous écrivez à quelqu’un qui parle votre langue natale comme deuxième langue, gardez des phrases simples. Evitez les jeux de mots, les idiomatiques ou autre abus de langage. Être clair et précis est important car souvent les personnes qui lisent votre mail en ont reçu une centaine dans la journée, donc les lisent rapidement. Pour faire gagner du temps à votre lecteur, facilitez lui la tâche en séparant clairement l’intro, le corps et la conclusion de votre mail. 

7. Commencer et finir par le positif

Annoncer des mauvaises nouvelles n’est jamais tâche aisée. Une bonne manière de le faire est de donner une information positive dans un premier temps, passez seulement ensuite au négatif en expliquant les tenants et aboutissants, puis réserver la fin du message à la proposition d’une éventuelle solution. 

8. Conclure poliment

Avant de terminer un mail on remercie son interlocuteur de l’avoir lu. Puis on place une formule de politesse “cordialement”, “bien cordialement”… 

9. La relecture 

La relecture est essentielle ! Il serait dommage d’être “blacklisté” à cause de quelques fautes d’orthographe non ?

Les mails sont un moyen de communication spécifique qui ne convient pas forcément à toutes les situations. Voici quelques exemples de mails a éviter : 

• les listes de distribution : elles permettent d’envoyer un mail à plusieurs personnes en même temps. Cela peut-être pertinent mais la fonction “répondre à tous” crée de nombreuses données inutiles qui se retrouvent à la poubelle. Il est donc recommandé, à chaque fois, de se demander si l’email qu’on est en train d’écrire est pertinent pour toutes les personnes qui vont le recevoir 
• Les mails qui prennent la forme de fil de discussion : le mail est un bon moyen d’amorcer une discussion mais il n’est pas l’outil privilégié pour les conversations. Une fois le dialogue lancé, rien ne vaut un appel ou une discussion par textos. 
• Les mails à caractère humoristique : le mail doit rester un outil de travail, il y a bien d’autres canaux plus adaptés pour envoyer des blagues. 

Tu as maintenant les clefs en main pour rédiger le parfait mail professionnel ! Une fois cette étape passée, il ne te reste plus qu’à exceller en entretien (en savoir plus : CV, lettre de motivation, entretien : les conseils d’un expert en RH).