Déplacement professionnel : 4 conseils pour réduire la facture

Les déplacements professionnels sont souvent essentiels, mais ils peuvent vite devenir coûteux pour une entreprise. Voici 4 conseils pour minimiser ces frais tout en maintenant la productivité et le bien-être des employés.

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1. Planifier et optimiser les déplacements

Une bonne planification est la clé pour réduire les coûts des déplacements professionnels. Avant de réserver des billets ou de planifier des itinéraires, il est important de définir l’objectif principal du déplacement, la durée et le mode de transport le plus économique. Utiliser des outils de planification de voyage (ou avoir un tel service au sein de son entreprise) permet d’optimiser les trajets et de trouver les meilleures offres disponibles. La réservation anticipée de vols, de trains et d’hôtels peut également générer des économies.

2. Utiliser les plateformes de visioconférences

Avec les avancées technologiques, de nombreux déplacements peuvent être évités grâce à la visioconférence et les réunions en ligne. Des plateformes comme Zoom, Microsoft Teams et Google Meet permettent de tenir des réunions efficaces sans quitter le bureau, réduisant ainsi les frais de transport, d’hébergement et de repas. En cas de nécessité absolue de déplacement, il est également possible de combiner plusieurs rendez-vous dans une même région pour maximiser le temps et minimiser les coûts.

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3. Mise en place d’une politique de voyage d’entreprise

Une politique de voyage bien définie aide à contrôler les dépenses. Cette politique doit inclure des directives claires sur les types de transport à privilégier, les plafonds budgétaires pour les hôtels et les repas, ainsi que les procédures de remboursement des frais. Encourager l’utilisation des transports en commun et des mobilités douces, comme le vélo ou la marche, peut également contribuer à réduire les coûts tout en étant bénéfique pour l’environnement.

4. Utilisation des cartes de paiement corporate et des outils de gestion des dépenses

Les cartes de paiement corporate, comme celles proposées par TotalEnergies, permettent de centraliser et de contrôler les dépenses de déplacement. Ces cartes peuvent être paramétrées pour définir des plafonds de dépenses et sont acceptées dans un large réseau de partenaires, incluant les stations-service, les hôtels et les restaurants. De plus, elles facilitent le suivi des dépenses et la récupération de la TVA, ce qui peut représenter des économies importantes pour l’entreprise. Enfin, utiliser des outils de gestion des dépenses, comme les logiciels de gestion de voyages d’affaires, peuvent permettre un meilleur suivi et une meilleure vision des coûts en temps réel.

Finalement, réduire les coûts des déplacements professionnels nécessite de combiner une bonne planification, l’utilisation de la visioconférence lorsque cela est possible, une politique de voyage claire et des outils de gestion efficaces. En adoptant ces pratiques, les entreprises peuvent non seulement économiser de l’argent, mais aussi améliorer la satisfaction et la productivité de leurs employés car bien souvent, déplacement professionnel rime avec éloignement familial.