Organigramme d’entreprise : définition, types et fonctionnement
La structure interne d’une société peut se révéler très difficile à cerner, surtout s’il s’agit d’une entreprise de grande taille. Si les dirigeants sont généralement bien connus, l’emplacement et le rôle des subalternes restent quant à eux difficiles à déterminer. L’utilisation d’un organigramme permet donc d’apporter plus de visibilité à une société et à la manière dont ses différents acteurs communiquent entre eux. Cet article dresse une présentation complète de cet outil indispensable en entreprise ; de sa définition à son fonctionnement en passant par les différentes options disponibles.
L’organigramme d’entreprise représente une schématisation de la structure organisationnelle et fonctionnelle d’une société. Il décrit les rapports qui lient les différents agents d’une entreprise et peut aussi renseigner sur leurs fonctions au sein de cette dernière. Il existe plusieurs moyens de mettre au point l’organigramme d’une entreprise. Cependant, il est préférable de se servir de ce modèle à télécharger pour créer un organigramme d’entreprise. Cela constitue un gage de qualité et facile aussi bien la réalisation qu’une modification ultérieure de cette représentation.
Il est par ailleurs important de souligner l’utilité de la réalisation d’un organigramme d’entreprise, et ce, quels que soient la taille ou le secteur d’activité de l’entreprise. Certes, cela ne constitue pas une obligation légale, mais les avantages liés à la réalisation d’un organigramme sont multiples. Sommairement, l’organigramme d’entreprise permet d’avoir une meilleure lisibilité de la répartition des charges de travail, contribue au développement de la structure de la société et permet aussi aux personnes étrangères, la clientèle notamment, de mieux s’orienter.
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Quels sont les différents types d’organigrammes ?
Il existe une grande variété de modèles d’organigramme d’entreprise. Pour effectuer un choix, les entreprises doivent prendre en compte leurs objectifs et l’orientation qu’elles souhaitent lui donner.
L’organigramme hiérarchique
Il s’agit certainement du type d’organigramme le plus répandu. Il se présente sous la forme d’une pyramide ou d’un arbre généalogique. On retrouve au sommet les dirigeants et les superviseurs de l’entreprise. Le principal avantage de ce modèle d’organigramme est qu’il est facile à réaliser et à comprendre. On peut également y rajouter des photos de chaque employé. Il marque une nette distinction entre les niveaux de responsabilité et de compétences et motive les employés à passer à la ‘’branche’’ supérieure. Néanmoins, il peut conduire un employé à se dévouer uniquement à son département plutôt qu’à l’ensemble de l’entreprise.
L’organigramme plat
Les entreprises optent de plus en plus pour ce modèle d’organisation puisqu’il permet une meilleure interaction entre tous les employés. Dans un organigramme plat ou horizontal, il y a moins de niveaux hiérarchiques entre les premiers dirigeants et les derniers employés. Cela permet donc une communication plus détendue et promeut l’esprit d’équipe.
L’organigramme matriciel
La structure matricielle représente un modèle d’organisation dans lequel l’entreprise est dirigée non pas par une seule personne, mais deux ou plusieurs. Les employés sont donc directement subordonnés à chacun d’entre eux. Cet organigramme présente deux niveaux : un niveau opérationnel et un niveau fonctionnel. On distingue essentiellement trois types d’organigrammes matriciels :
- L’organisation matricielle forte
- L’organisation matricielle faible
- L’organisation matricielle équilibrée
Dans la première forme d’organisation, le chef de projet exerce un contrôle principal sur la répartition des tâches et sur les ressources de l’entreprise. Dans l’organisation matricielle faible par contre, les fonctions de chef de projet et de directeur fonctionnel sont exercées par deux personnes différentes. L’organisation matricielle équilibrée enfin confère plus d’autorité au chef de projet sans pour autant le considérer comme un directeur fonctionnel.
L’organigramme en trèfle
Au lieu d’une hiérarchisation des postes et des fonctions, certaines entreprises préfèrent opter pour l’égalité entre les départements. Dans ce mode de fonctionnement plus collégial, le découpage est souvent effectué en fonction de 4 fonctions équivalentes que sont :
- L’exploitation
- La gestion
- Le prévisionnel
- Et le financement
Comment fonctionne un organigramme ?
Le fonctionnement d’un organigramme d’entreprise fait essentiellement appel aux techniques d’élaboration. Comment fait-on un organigramme ?
Pour créer un organigramme d’entreprise, il est plus simple d’opter pour un modèle en ligne qu’il suffira de remplir ou d’adapter. Cette option reste bien plus recommandable que celle des organigrammes en papier dont la modification et même la conception représentent un véritable casse-tête. Plusieurs outils peuvent être utilisés à cet effet : Word, Excel et Power Point pour ne citer qu’eux. Cependant, indépendamment de l’option choisie, il s’avère indispensable d’adopter une certaine méthodologie pour éviter de commettre des erreurs. Les étapes à suivre lors de la réalisation de cette activité sont :
- Déterminer la chaîne de commandement
- Segmenter les départements
- Attribuer les charges
- Définir les responsabilités et le champ d’action
- Commencer du poste le plus élevé et finir par les moins importants (du haut vers le bas)
- Vérifier l’exactitude de l’organigramme
Lors de la réalisation, plusieurs figures géométriques (rectangle, carré, cercle) peuvent être utilisées pour faciliter l’intelligibilité de la représentation. De même, il convient de procéder à une mise à jour régulière de l’organigramme afin qu’il conserve toute son utilité. Aussi, pour faciliter la lecture de l’organigramme, il est conseillé de ne pas trop le charger en mettant par exemple des informations sans grande importance. Il doit pouvoir être lisible du premier coup de regard.
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